Zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009, która w pkt 6.2.2 mówi, że:

"Organizacja powinna:*

a)       określić niezbędne kompetencje personelu wykonującego prace mające wpływ na zgodność z wymogami dotyczącymi wyrobu,

b)      tam gdzie ma zastosowanie zapewnić szkolenie lub podjąć inne działania w celu osiągnięcia niezbędnych kompetencji,

c)       ocenić skuteczność podjętych działań,

d)       zapewnić, aby personel organizacji był świadomy istoty i ważności swoich działań i tego, jak przyczynia się do osiągania celów dotyczących jakości, i

e)       utrzymywać odpowiednie zapisy dotyczące wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia".

W celu określenia niezbędnych kompetencji personelu i zbudowania macierzy kompetencji niezbędna jest informacja o pracownikach w takich obszarach jak: wiedza fachowa, umiejętności interpersonalne i osobiste oraz postawy i zachowania. Ponieważ te właśnie kompetencje pozwalają na wykonywanie pracy na odpowiednim poziomie umiejętności zawodowych i na określonym stanowisku pracy. Następnie tworzone są  karty pracy na określonym stanowisku.